Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Informationen erfassen, verarbeiten, speichern und schützen, wenn Sie unsere Website nutzen, uns kontaktieren oder mit unserem Verein interagieren. Wir halten uns an das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und, soweit anwendbar, an die EU‑Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO)

2. Verantwortliche Stelle

Viscenda Erfinderstrasse 1 4600 Olten, SO Schweiz contact@viscenda.com

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit kontaktieren.

Für alle datenschutzbezogenen Anliegen, einschließlich Löschanfragen, Auskunftsersuchen oder Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, wenden Sie sich bitte an unsere spezielle Datenschutz‑Adresse:

privacy@viscenda.com

Erhebung personenbezogener Daten

3.1 Automatisch erfasste Daten

Beim Besuch unserer Website können automatisch folgende Daten erhoben werden:

IP‑Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem
Referrer‑URL
Besuchte Seiten
Technische Protokolle zur Sicherheit und Leistungsüberwachung

Diese Daten sind notwendig, um den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb unserer Website zu gewährleisten.

3.2 Von Ihnen bereitgestellte Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen, z. B. über:

Kontaktformulare
Login‑ oder Registrierungsprozesse
E‑Mail‑Kommunikation
WhatsApp‑Nachrichten
SMS oder Telefonanrufe
Mitgliedsanträge
Zusammenarbeit mit oder für den Verein
Teilnahme an Veranstaltungen

Dies kann folgende Daten umfassen:

vollständiger Name
E‑Mail‑Adresse
Telefonnummer
Postadresse
Zahlungsinformationen (z. B. Bankdaten, Zahlungsbestätigungen)
Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse)
„Personalblätter / Personalstammblätter“
alle weiteren Informationen, die Sie uns freiwillig mitteilen

4. Zahlungsdaten

Wenn Sie Zahlungen leisten (z. B. Mitgliedsbeiträge, Event‑Tickets, Spenden), können wir folgende Daten verarbeiten:

Zahlungsbestätigungen
Transaktionsdetails
Rechnungsinformationen

Wir speichern keine Kreditkartennummern auf unseren Servern. Zahlungen werden über sichere Drittanbieter abgewickelt.

5. Kommunikation über WhatsApp, E‑Mail oder Telefon

Wenn Sie uns über WhatsApp, E‑Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten oder die Beziehung zum Verein zu verwalten.

WhatsApp‑Nachrichten unterliegen den Datenschutzrichtlinien von WhatsApp.

6. Speicherung von Dokumenten und Mitgliedsdaten

Bewerbungen, Personalunterlagen („Personalblätter / Personalstammblätter“) und interne Dokumente können über Microsoft‑Dienste sowie unsere eigene Infrastruktur gespeichert werden, darunter:

Microsoft 365 Dienste

Microsoft OneDrive
Microsoft SharePoint
Microsoft Outlook
Microsoft Teams

Viscenda‑Infrastruktur & Hosting

Viscenda‑Webserver
Stellar Hosting
cPanel und Roundcube
Viscenda‑Social‑Media‑Konten (nur kommunikationsbezogene Daten)

Diese Dienste werden in sicheren Rechenzentren betrieben und verwenden branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

8. Nutzung von Drittanbietern

Wir können vertrauenswürdige Drittanbieter einsetzen für:

Website‑Hosting
Analyse‑Tools
E‑Mail‑Versand
Zahlungsabwicklung
Cloud‑Speicherung (Microsoft 365)

Diese Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und unter strengen Vertraulichkeitsvereinbarungen.

10. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, einschließlich:

Mitgliederverwaltung
Kommunikation
Veranstaltungsorganisation
Finanzdokumentation
gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen

Bewerbungsunterlagen und Mitgliedsdokumente

Bestimmte Dokumente — wie Bewerbungen, „Personalblätter / Personalstammblätter“, interne Unterlagen und administrative Dateien — können langfristig oder unbegrenzt gespeichert werden, wenn dies erforderlich ist für:

langfristige Mitgliederverwaltung
historische oder archivische Zwecke
gesetzliche Anforderungen
interne Dokumentationszwecke

Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, prüfen wir, ob gesetzliche oder organisatorische Verpflichtungen eine Aufbewahrung bestimmter Dokumente erfordern. Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert.

11. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor:

unbefugtem Zugriff
Missbrauch
Verlust
Veränderung

zu schützen.

Diese Maßnahmen umfassen verschlüsselte Kommunikation, sichere Speicherung, eingeschränkte Zugriffsrechte, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und verpflichtende Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (2FA) für Mitglieder, die mit sensiblen Daten arbeiten.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu erhalten
die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen
die Löschung Ihrer Daten zu verlangen (sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen)
Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen
die Übertragung Ihrer Daten zu verlangen (soweit anwendbar)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie bitte: